Verhaltenskodex

1. Einleitung

Bei Vitalytics verpflichten wir uns zu höchsten Standards in Professionalität, Ethik und Leistungserbringung. Dieser Verhaltenskodex beschreibt unsere Grundprinzipien und die Standards, die wir in allen Bereichen unserer Geschäftstätigkeit einhalten.

Der Kodex gilt für alle Mitarbeitenden, Auftragnehmer und Partner, die mit oder im Auftrag von Vitalytics tätig sind.

2. Unsere Grundprinzipien

3. Professionelle Standards

3.1 Fachliche Kompetenz

Wir stellen sicher, dass alle Arbeiten von entsprechend qualifizierten und erfahrenen Fachkräften ausgeführt werden. Unsere Teammitglieder:

• verfügen über einschlägige Zertifizierungen und Qualifikationen
• halten sich über technologische Entwicklungen auf dem Laufenden
• nehmen regelmäßig an Schulungen und Weiterbildungen teil
• übernehmen nur Aufgaben innerhalb ihres Kompetenzbereichs

3.2 Leistungserbringung

Wir verpflichten uns, Leistungen zu erbringen, die:

• vereinbarte Spezifikationen und Termine einhalten
• einschlägige Gesetze, Vorschriften und Standards erfüllen
• ordnungsgemäß dokumentiert und unterstützt werden
• angemessene Tests und Qualitätssicherung umfassen

3.3 Kommunikation mit Kunden

Wir kommunizieren mit unseren Kunden klar und professionell. Wir:

• informieren regelmäßig über den Projektstatus
• melden Probleme und Lösungsvorschläge unverzüglich
• dokumentieren alle wesentlichen Entscheidungen und Änderungen
• beantworten Anfragen zeitnah

4. Sicherheit und Vertraulichkeit

4.1 Datenschutz

Wir nehmen den Datenschutz ernst und halten alle einschlägigen Vorschriften ein, einschließlich der UK GDPR. Wir:

• setzen geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen um
• verarbeiten personenbezogene Daten rechtmäßig, nach Treu und Glauben und transparent
• schützen Kundendaten vor unbefugtem Zugriff und unbefugter Offenlegung
• melden Datenschutzverletzungen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben

4.2 Vertraulichkeit

Wir wahren die Vertraulichkeit von Kundeninformationen. Wir:

• behandeln Kundendaten und Geschäftsinformationen streng vertraulich
• verwenden Informationen ausschließlich für genehmigte Zwecke
• setzen angemessene Zugriffskontrollen um
• stellen sicher, dass die Vertraulichkeitspflichten für alle Teammitglieder und Subunternehmer gelten

4.3 Cybersecurity

Wir unterhalten belastbare Cybersecurity-Praktiken. Wir:

• führen regelmäßig Sicherheitsbewertungen und Audits durch
• setzen mehrstufige Sicherheitskontrollen um
• überwachen Systeme auf Sicherheitsbedrohungen
• pflegen Pläne für Incident Response und Business Continuity

5. Compliance und rechtliche Pflichten

Wir halten alle geltenden Gesetze und Vorschriften ein, darunter:

• Data Protection Act 2018 und UK GDPR
• Computer Misuse Act 1990
• Modern Slavery Act 2015
• Health and Safety at Work Act 1974
• Equality Act 2010
• Branchenspezifische Vorschriften und Standards

6. Umweltverantwortung

Wir verpflichten uns, unsere Umweltauswirkungen zu minimieren. Wir:

• optimieren die Energieeffizienz in unserem Betrieb und in Kundenlösungen
• fördern die verantwortungsvolle Entsorgung und das Recycling von IT-Geräten
• unterstützen ortsunabhängiges Arbeiten, um CO2-Emissionen zu senken
• wählen umweltbewusste Lieferanten und Partner
• setzen papierlose Prozesse um, wo dies möglich ist

7. Qualitätssicherung

Wir unterhalten strenge Prozesse zur Qualitätssicherung. Wir:

• definieren klare Qualitätsstandards für alle Leistungen
• führen regelmäßig interne Audits und Reviews durch
• setzen dokumentierte Verfahren des Qualitätsmanagements um
• holen Kundenfeedback ein und handeln danach
• überwachen und verbessern die Servicequalität kontinuierlich

8. Ethisches Geschäftsgebaren

8.1 Bekämpfung von Bestechung und Korruption

Bestechung und Korruption dulden wir nicht. Wir:

• bieten niemals Bestechungsgelder oder unzulässige Zahlungen an und nehmen solche auch nicht an
• führen korrekte Finanzaufzeichnungen
• prüfen Geschäftspartner mit der gebotenen Sorgfalt
• melden jeden Verdacht auf Bestechung oder Korruption

8.2 Fairer Wettbewerb

Wir treten fair und ethisch im Wettbewerb an. Wir:

• halten das Wettbewerbsrecht ein
• respektieren Rechte an geistigem Eigentum
• bewerben unsere Leistungen wahrheitsgemäß
• vermeiden wettbewerbswidrige Praktiken

8.3 Lieferantenbeziehungen

Wir gehen mit Lieferanten ethisch um. Wir:

• wählen Lieferanten nach Eignung und Preis-Leistung aus
• behandeln Lieferanten fair und zahlen pünktlich
• stellen sicher, dass Lieferanten unsere ethischen Standards erfüllen
• halten Beschaffungsprozesse transparent

9. Meldungen und Hinweisgebersystem

Wir ermutigen dazu, Bedenken wegen Verstößen gegen diesen Verhaltenskodex zu melden. Wir:

• unterhalten vertrauliche Meldekanäle
• schützen Hinweisgeber vor Repressalien
• untersuchen alle Meldungen gründlich und fair
• ergreifen bei festgestellten Verstößen angemessene Maßnahmen

10. Durchsetzung und Verantwortlichkeit

Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex können folgende Konsequenzen haben:

• Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses
• Kündigung von Auftragnehmer- oder Partnerverträgen
• Rechtliche Schritte, sofern angemessen
• Meldung an die zuständigen Behörden

11. Überprüfung und Aktualisierung

Dieser Verhaltenskodex wird jährlich überprüft und bei Bedarf aktualisiert, um Folgendes abzubilden:

• Änderungen in Gesetzgebung und Regulierung
• Best Practices der Branche
• Entwicklungen in der Organisation
• Rückmeldungen von Stakeholdern

12. Kontakt

Verpflichtung der Geschäftsleitung: Als Geschäftsleitung von Vitalytics verpflichten wir uns, diesen Verhaltenskodex einzuhalten und dafür zu sorgen, dass er in unserer Kultur und unseren Abläufen verankert ist.

Vitliyan Vitliyanov
Gründer & CEO
Vitalytics